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郑州市法律援助基金会

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郑州市法律援助基金会档案和印章管理规定 18-04-11

郑州市法律援助基金会档案和印章管理规定

(2013年12月18日)

第一章    总则

   第一条 为确保本会文件档案资料和印章使用管理规范、有序,提高工作效率,依据《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理规定》和《郑州市法律援助基金会章程》制定本制度。

   第二条 秘书长是本会公文、档案、印章管理的负责人,办公室是公文、档案、印章管理的责任部门,并落实具体保管人,财务专用章由本会财务人员负责保管。各部(室)依照本管理制度履行职责。

第二章 公文管理

   第三条  本规定所指公文包括:基金会需要办理存档的各种函件、文字材料。 

   第四条  基金会收文管理。

 (一)收文范围:各级党委、政府及部门文件(含传真、电报、信函),各级基金会及相关单位和基金会有关的函件(含传真);

 (二)公文办理:签收、登记、分发、拟办、传递、承办、催办、存档、立卷、销毁等程序;

 (三)收文当天及时登记、分类、呈送秘书长提出拟办意见,根据情况由秘书长、理事长逐级提出批办意见;

 (四)按批办意见交由专人抓紧办理,办公室负责催办;

 (五)公文办完后,及时将公文归档、立卷;

 (六)没有归档和存档价值的,经鉴别和主管领导批准,可定期销毁。

  第五条  商会发文管理。

(一)各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。办公室负责文件审核,报理事长或秘书长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。

(二)范围包括:基金会向上级部门报出的请示、报告及其它公文材料、省外基金会与省内基金会、协会、单位工作联系的各种函件,各种白头文稿;

(三)发文办理包括:拟稿、核稿、签发、登记、批示、核对、缮印、用印、送发、归档、立卷、销毁等程序;

(四)拟稿人员负责文稿结构层次合理、词句规范通顺、数字事实准确,核稿人员负责是否需要行文,是否符合国家法律、法规和政策方针,文种格式是否符合规定;

(五)所有办公起草公文、函、电等由秘书长审阅,由理事长签发;

(六)需要编文号、登记的由办公室相关工作人员办理;

(七)发文要连同签批原稿交办公室存档。

第三章     档案管理

   第六条  下列资料列入基金会档案统一管理。

(一)财务资料。会计、出纳所记载的一切账薄、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证,所有收支凭证等。

(二)会议资料。提交会议(理事会、理事长会、秘书长办公会)等研究讨论的提案,以及会议议程、会议决议、会议纪要等。

(三)基金会批文、年审材料执照复印件、照片、文字资料等。

(四)书刊资料。复印的书籍、会刊、简报、宣传材料等,刊载基金会信息的报纸、杂志及其它信息资料。

(五)文件资料。基金会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件,政府有关部门,特别是主管部门发给基金会的文件、函件等。

(六)函件资料。以基金会名义,发出的所有函件、通知等。

(七)组织相关活动的资料。信息交流,各种座谈会、培训学习等。

(八)档案资料包括:纸介质、磁介质及电子介质等载体形式。

   第七条 档案资料的收集整理。

(一)由办公室牵头,负责收集整理和督促各部门收集整理与本会相关的各类资料。

(二)各部门、各分管专项工作的人员(除会计人员外),负责在完成每一件工作后,及时汇总资料,按要求整理归档。

(三)代表本会参加各种外事活动(会议)的资料及代表本会的发言资料,会后要及时交给办公室进行整理归档。

(四)每年12月份,应将当年的工作资料整理汇总,整理成该项工作的年度档案资料并归档。

   第八条  档案资料使用管理的要求。

(一)办公室负责所有档案资料的收集、整理、归档管理工作。

(二)有关人员查询、使用档案资料时,应予登记;重要资料的查询,应报秘书长审批;办公室应确保档案资料不丢失、不损坏。

(三)本会档案资料必须保证原始性、真实性和安全性,保障本会各项工作的正常开展和延续。

第四章 印章使用管理

   第九条  本会印章指基金会公章、钢印、财务专用章。

   第十条  办公室根据有关部门的批文,负责印章的刻制、保管和使用记录。

   第十一条  印章不使用时,必须妥善保管,有条件时存放于保险柜内。

   第十二条  使用本会公章,财务专用章经秘书长批准,由受托印章管理人员代行使用权。各部门使用公章前,应报秘书长批准。

   第十三条 以本会名义的发文,必须由理事长或秘书长签发后加盖基金会公章。上报函件、证件、报告等需加盖本会公章的,呈报部门审阅签名,经秘书长签名同意后方可办理。

   第十四条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,并不得带离本会办公场所。特殊情况需要外出使用公章时,必须申请写明其原因,由秘书长签字批准后方可使用,事项完成后及时归还。

   第十五条 印章因管理不善而造成损失的,直接追究印章管理人员和部门负责人的责任。

   第十六条 本制度由基金会办公室解释。


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